Un plan en dix étapes pour une structure de gouvernance des données efficace

Résumé

La qualité des données utilisées en entreprise est plus importante que jamais. Par conséquent, pour que les organisations obtiennent de bons résultats commerciaux, leurs données doivent être exactes et l’utilisation de ces données doit être régie par une politique et un contrôle. Comment les chefs d’entreprise évitent-ils les erreurs de données et assurent-ils une gouvernance de qualité ?

L’étape la plus cruciale, l’établissement d’une structure de gouvernance des données, est le fondement de la réussite de la gouvernance des données. Les équipes de gouvernance des données sont chargées de veiller à ce que les données soient traitées de manière fluide et efficace.

Des modèles communs de la structure de gouvernance des données à l’application des politiques, ce livre blanc explore comment établir une structure de gouvernance des données en 10 étapes essentielles. Sont inclus les rôles et fonctions clés nécessaires pour améliorer le plus efficacement possible la qualité des données d’une organisation.

En suivant les étapes de ce livre blanc, les dirigeants d’entreprise et les responsables informatiques amélioreront la qualité des données, atteindront les objectifs commerciaux et, en fin de compte, éviteront les coûts associés aux mauvaises données.

Introduction

La gouvernance des données implique la prise de décision, la gestion et la responsabilité liées aux données dans une organisation. Souvent, une équipe de gouvernance des données est constituée pour s’assurer que les données seront traitées de manière fluide et efficace et pour inculquer la qualité des données. Les programmes de gouvernance des données sont conçus pour préparer les règles et réglementations d’une organisation et pour traiter tous les problèmes qui peuvent survenir concernant les données. Ils garantissent également la conformité aux politiques. Ils indiquent à une entreprise qui est le propriétaire des données et qui peut exécuter certaines fonctions avec celles-ci.

Il existe de nombreux modèles pour aider à permettre le développement de la structure de gouvernance des données dans une organisation. Cet article présente un plan en dix étapes pour instituer une telle structure.

Etape 1 : Déterminer la stratégie

Déterminer la stratégie pour avoir une équipe de gouvernance des données efficace dans une organisation est la première étape du développement d’une structure de gouvernance des données. Cette stratégie peut être amorcée par la rédaction d’une charte de gouvernance des données avec l’aide des parties prenantes et des personnes impliquées dans le projet qui travaillent dans l’entreprise. La charte comprendra un énoncé de mission et une explication des objectifs généraux du programme. Les cadres supérieurs devront probablement approuver la charte avant que la mise en œuvre ne puisse officiellement commencer. Le modèle choisi pour la structure de gouvernance des données est inclus dans la charte et explique qui a le pouvoir de faire quoi avec les données. Il expliquera également la portée des normes de gouvernance des données.

Étape 2 : Choisir un modèle pour une équipe de gouvernance des données

Il existe de nombreux modèles de gouvernance des données parmi lesquels choisir, et tous ne conviendront pas à toutes les organisations. Un modèle courant qui adopte une approche à trois niveaux comprend un groupe de cadres supérieurs, souvent appelé comité directeur, qui prend des décisions de haut niveau ; un groupe de cadres intermédiaires, le bureau de gouvernance des données, qui offre des conseils ; et un autre groupe appelé groupe de travail sur la gouvernance des données qui effectue une grande partie du travail administratif1. Le groupe de travail contient des experts en la matière, tant dans le domaine des affaires que dans celui des technologies de l’information (TI).

Étape 3 : Choisir la bonne hiérarchie pour l’organisation

ott01ott02La gouvernance d’entreprise est généralement mise en place comme le montrent les schémas de gauche. « Hiérarchie A « 2 a des politiques qui commencent au point de gouvernance d’entreprise de la pyramide et qui passent ensuite par les canaux en dessous, d’abord à la gouvernance informatique, puis à la gouvernance de l’entrepôt de données, et enfin à la gouvernance des données et à tout ce qui est lié à la gouvernance des données.

Dans « Hiérarchie B », la gouvernance des données dirige toutes les décisions. Dans ce type de cadre, la gouvernance des données reçoit un traitement préférentiel. La structure de gouvernance des données couvre les règles et politiques commerciales, la qualité et l’intégrité des données, la sécurité des données et la conformité aux règles et réglementations, les audits et les contrôles, et bien plus encore. Ceux qui choisissent la meilleure hiérarchie pour leur organisation doivent décider s’ils veulent se concentrer sur une approche de gouvernance d’entreprise ou de gouvernance des données.

Dans la fonction de gouvernance informatique au sein des deux hiérarchies, un groupe de gouvernance informatique veille à ce que les stratégies et politiques de données de l’ensemble de l’entreprise soient exécutées au sein de ses systèmes et bases de données. L’équipe de gouvernance informatique décide qui prendra les décisions dans divers domaines tels que l’infrastructure, l’architecture et la hiérarchisation des priorités.

La gouvernance des entrepôts de données détermine le type de modélisation qui garantira le mieux l’utilisation efficace de l’entrepôt de données et surveille la conformité à toute politique connexe. Les entrepôts de données sont des investissements à long terme qui doivent être surveillés et financés en permanence tout au long de leur vie.

Etape 4 : Sélectionner le comité de pilotage

Le comité de pilotage est composé de cadres et de parties prenantes de haut niveau qui, généralement, sont des vice-présidents et des vice-présidents seniors des secteurs d’activité dont les données sont gouvernées, tels que le marketing, les finances, les achats, etc. Le responsable du comité de pilotage doit être un cadre supérieur qui rend compte au PDG et qui a le pouvoir d’approuver les budgets des projets ainsi que d’inscrire les projets sur une liste de priorités. Les cadres du comité de pilotage assument la responsabilité de leurs secteurs d’activité respectifs.

Le comité de pilotage comprend également des sponsors exécutifs dans les secteurs d’activité et de l’informatique, ainsi que le président du bureau de la gouvernance des données. Un sponsor exécutif est une personne au niveau de la direction de l’entreprise qui sera en mesure de pousser l’acceptation de la gouvernance des données dans toute l’organisation. Les sponsors doivent être des leaders éprouvés qui connaissent bien leur entreprise et sont capables de s’occuper de diverses fonctions liées à la gouvernance.

Le comité directeur dirige le processus de gouvernance des données dans l’ensemble de l’organisation et veille à ce que les politiques et procédures élaborées pour les données, comme celles relatives à la qualité des données, soient respectées. Il soutient et autorise également les entreprises, parraine et finance les programmes de gouvernance, et les classe par ordre de priorité. Le comité approuve également les chartes et les stratégies des projets de données, approuve et modifie les suggestions, approuve le financement et recommande les projets. En outre, le comité offre des conseils sur la stratégie commerciale et s’occupe de la résolution des conflits. Ce groupe doit être prêt à participer à tout ce qui concerne la gouvernance des données dans l’organisation et à rapporter les informations au bureau de la gouvernance des données et au groupe de travail sur la gouvernance des données.

Etape 5 : mettre en place le bureau de la gouvernance des données

Le bureau de la gouvernance des données, également appelé conseil des données de référence, fait respecter la gouvernance des données. Les rôles comprennent le responsable de la gouvernance des données (DGL), les représentants informatiques et le coordinateur. Le DGL est généralement quelqu’un qui est un échelon en dessous d’un vice-président et remplit le rôle comme un engagement professionnel à temps plein. Il travaille avec toutes les unités commerciales et l’informatique afin que la gouvernance des données et les stratégies soient communes à toute l’organisation. Le DGL applique également des politiques, propose des projets de gouvernance des données pour lesquels il faut dépenser de l’argent, assure la coordination entre les groupes commerciaux et technologiques, établit des mesures de réussite, surveille et rend compte de la qualité des données et des mesures de gouvernance des données, et travaille avec les responsables commerciaux et les ressources informatiques pour hiérarchiser et résoudre les problèmes. Le DGL doit être un leader, avoir un sens politique et savoir qui sont les principaux influenceurs. Il doit également être compétent en matière de gouvernance des données et de pratiques industrielles. Le DGL doit être quelqu’un qui est dans l’organisation depuis un certain nombre d’années et qui connaît déjà les objectifs de l’entreprise et le paysage politique.

Le représentant informatique est un partenaire qui traite les questions liées à la technologie à temps partiel.

Le coordinateur de la gouvernance des données planifie les réunions et les conférences téléphoniques, rédige les comptes rendus des réunions, met à jour les journaux des problèmes et effectue des tâches administratives.

Étape 6 : choisir le groupe de travail sur la gouvernance des données

Les membres du groupe de travail sur la gouvernance des données sont des personnes de niveau cadre ou supérieur qui assurent la liaison entre les entreprises et l’informatique. Ils pilotent la gestion et la qualité des données pour des domaines spécifiques et possèdent une expertise en la matière pour les questions commerciales et informatiques. Le groupe de travail peut recommander des projets basés sur l’utilisation des données. Les membres doivent être des leaders et être capables de prendre des décisions en équipe. Les rôles dans ce groupe pourraient inclure un responsable de la qualité des données, un responsable de la gestion des données, un responsable des métadonnées et un architecte de données. Les ressources informatiques du groupe de travail doivent avoir des compétences technologiques et des connaissances en matière de modélisation, d’analyse et de migration des données, ainsi que de rédaction et de présentation techniques.

Étape 7 : Sélectionner l’équipe de soutien à la gouvernance des données

Des rôles plus précis doivent être sélectionnés pour soutenir la structure de gouvernance des données et être membres de l’équipe de gouvernance des données. Il s’agit notamment des rôles suivants:

Propriétaire des données : crée des politiques et est le propriétaire de la qualité des données pour les domaines de données de base ; le propriétaire des données est la personne à contacter pour tout problème lié aux données.

Data Steward : Crée les politiques, les met en place et les fait appliquer, et corrige les problèmes de qualité des données. Il y a un Data Steward par unité commerciale. Ils travaillent au sein de leur propre organisation et forment les utilisateurs aux politiques et procédures. L’une des principales fonctions du Data Steward est de s’assurer que les mêmes données n’existent pas dans différents départements, créant ainsi une duplication inutile. Le Data Steward coordonne également la collecte des données et gère leur accessibilité.

Data Architect : Conçoit, structure, organise et maintient les données. L’architecte de données cartographie la structure et l’organisation des données pertinentes pour les fonctions métier. Ce rôle est souvent une sorte d' »intermédiaire » qui comprend les besoins en données des groupes d’affaires et traduit ces besoins en structures de données qui fonctionnent dans le cadre des politiques de données de l’organisation.

Data Modeler : Obtient et documente les règles commerciales pour la qualité des données.

Analyste de données : Trouve et recherche les problèmes pour les propriétaires de données et examine la qualité des données de manière approfondie, par enregistrement et par cas.

Étape 8 : Élaboration et application de politiques et de procédures

« Le moyen le plus efficace d’améliorer la qualité des données, et d’éviter les coûts associés aux mauvaises données, est d’instituer de meilleures pratiques de gestion des données. La mise en place d’une équipe chargée de la qualité des données, liée à un parrainage au niveau de la direction, peut aboutir à la création de politiques, de procédures et de normes applicables qui amélioreront la qualité des données à l’échelle de l’entreprise. « 3

Les membres du groupe de travail sur la gouvernance des données créent des politiques basées sur les objectifs du programme dans la charte. Ces politiques peuvent être associées à de nombreux éléments liés aux données, tels que les règles de nommage, la résolution des conflits, la sécurité, etc. Les politiques doivent être approuvées par le comité de pilotage et doivent être appliquées.

S’assurer que tout le monde dans l’organisation adhère aux politiques est important, surtout lorsqu’il s’agit de la qualité des données. Le non-respect des politiques et des procédures peut entraîner les mêmes erreurs de qualité des données que celles que les politiques ont été conçues pour aider à prévenir.

Les politiques peuvent être appliquées en les rendant compréhensibles et documentées afin que tout le monde y ait facilement accès. Une politique qui n’est pas facilement accessible sera rarement lue. Elles doivent contenir des métriques qui ont une valeur tangible afin de montrer comment l’adhésion aux politiques peut avoir un impact significatif sur l’entreprise.

Les politiques restent un document vivant et sont mises à jour au fur et à mesure que les stratégies et les objectifs de l’entreprise changent.

Étape 9 : mettre en place une équipe métier compétente

La gouvernance des données a besoin d’experts métier et d’experts informatiques. Les experts métier communiquent aux autres quels sont les besoins de l’entreprise par rapport aux données. Ils doivent savoir comment les données sont collectées et comment elles seront utilisées par les décideurs, tels que les PDG. C’est l’équipe métier – et non l’équipe informatique – qui gère la propriété des données, et ses membres sont les experts en la matière. Ils savent quels sont les objectifs de l’entreprise et comment les données peuvent aider à les atteindre. Ils doivent également avoir suffisamment de connaissances techniques pour expliquer efficacement les besoins de l’équipe informatique.

Les gens d’affaires doivent avoir l’autorité de la haute direction pour appliquer les normes et les politiques concernant la qualité des données. Ils doivent également comprendre comment de mauvaises données entrent dans un système et développer des moyens de corriger le problème. Ils ont le pouvoir d’apporter des modifications aux données médiocres au niveau de l’entreprise et des départements et sont en mesure d’auditer et de mesurer le succès des solutions de qualité des données.

Étape 10 : Mettre en place une équipe informatique compétente

Les membres de l’équipe informatique doivent être hautement qualifiés en matière de technologie. Ils fournissent des outils aux personnes de l’équipe métier pour travailler avec les données. Ils prennent en charge les applications qui sont utilisées par les données de l’entreprise et doivent être en mesure de comprendre les politiques commerciales et de les intégrer à l’informatique. Ils doivent maintenir le nombre d’outils au minimum ; plus c’est simple, mieux c’est.

Les membres de l’équipe informatique doivent être capables de coder pour le déplacement et le stockage des données et connaître les modèles de données et les bases de données. Ils doivent comprendre comment traduire les modèles d’entreprise en modèles de données et déterminer les règles de nettoyage des données si des erreurs sont répandues. Les experts informatiques doivent travailler avec les départements de l’ensemble de l’organisation et comprendre les besoins de chacun en matière de données ainsi que les applications nécessaires.

Alors que le côté métier s’occupe de l’élaboration des politiques, l’informatique s’occupera de la conformité réelle des données et des fonctions de sécurité. L’informatique peut également fournir des métriques pour aider les experts métier à évaluer la qualité des données et le respect des politiques et à déterminer si des modifications doivent être apportées.

Résumé

La gouvernance des données est nécessaire pour traiter les données efficacement et instiller la qualité des données dans toute l’organisation. Le choix du meilleur modèle pour une organisation, la sélection des bons membres de l’équipe et la garantie d’une conformité continue avec les politiques et les procédures constituent la base de la construction d’un programme efficace et réussi qui améliorera les données d’une entreprise pour les années à venir.

Dans ce livre blanc, les auteurs ont fourni un aperçu d’un plan en dix étapes qui aidera à créer et à maintenir une gouvernance des données efficace. Tout d’abord, l’organisation doit déterminer sa stratégie d’utilisation et de gouvernance des données. Ensuite, il faut choisir un modèle et une hiérarchie pour régir l’utilisation des données. Troisièmement, une structure organisationnelle complète de gouvernance des données doit être mise en place. Un modèle commun qui adopte une approche à trois niveaux comprend un groupe de cadres supérieurs, souvent appelé comité directeur, qui prend des décisions de haut niveau ; un groupe de cadres intermédiaires, le bureau de gouvernance des données, qui offre des conseils ; et un autre groupe appelé groupe de travail sur la gouvernance des données qui effectue une grande partie du travail administratif. Enfin, des politiques doivent être créées, documentées, communiquées et appliquées.

Ce plan en dix étapes pour une structure de gouvernance des données efficace fournira aux organisations un cadre sur lequel s’appuyer. Chaque organisation devra aborder ses propres situations et défis organisationnels, mais toutes trouveront que les dix étapes présentées ici constituent une base solide pour une gouvernance des données efficace.

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