Quel est le rôle du trésorier?

Il est important de noter que, bien que le trésorier veille à ce que ces responsabilités soient assumées, une grande partie du travail peut être déléguée à un sous-comité des finances et à des employés rémunérés ou des bénévoles.

En résumé, le trésorier est responsable de :

  1. Surveillance financière générale
  2. Financement, collecte de fonds et ventes
  3. Planification financière et établissement du budget
  4. Rapports financiers
  5. Banque, tenue de livres et de registres
  6. Contrôle des actifs fixes et du stock

Compte tenu de ces responsabilités, le trésorier agit généralement comme un point d’information et de référence pour le président et les autres membres du comité : en clarifiant les implications financières des propositions ; en confirmant les exigences légales ; en décrivant la situation financière actuelle ; et en récupérant la documentation pertinente.

Principales responsabilités du trésorier

Chaque comité de gestion aura sa propre façon de faire les choses, et la façon dont le travail est réparti peut également dépendre des compétences, des intérêts ou du temps qu’une personne a à offrir. Assurez-vous toujours que la description du rôle de votre trésorier correspond à la dynamique actuelle de votre organisation. (Voir les liens ci-dessous ou cliquer ici pour en savoir plus sur l’élaboration des descriptions de rôle).

Les points suivants présentent les responsabilités financières typiques d’un trésorier :

Supervision financière générale

  • Superviser et présenter les budgets, les comptes et les états financiers au comité de gestion
  • Communiquer avec le personnel désigné sur les questions financières
  • S’assurer que des systèmes et des contrôles financiers appropriés sont en place
  • S’assurer que la tenue des dossiers et les comptes répondent aux conditions des bailleurs de fonds ou des organismes statutaires
  • Assurer la conformité avec la législation pertinente.

Plus de détails sur la surveillance financière

Financement, collecte de fonds et ventes

  • Conseiller sur la stratégie de collecte de fonds de l’organisation
  • Assurer que l’utilisation des fonds est conforme aux conditions fixées par les organismes de financement
  • Assurer que la collecte de fonds et les ventes sont conformes à la législation pertinente et sont liées à des systèmes et contrôles financiers efficaces
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  • Assurer un suivi et des rapports efficaces

Planification financière et budgétisation

  • Préparer et présenter les budgets pour les travaux nouveaux ou en cours
  • Conseiller sur les implications financières des plans stratégiques et opérationnels
  • Présenter des prévisions financières révisées sur la base des dépenses réelles.

Rapports financiers

  • Présenter des rapports réguliers sur la situation financière de l’organisation
  • Préparer les comptes pour l’audit et assurer la liaison avec l’auditeur, le cas échéant
  • Présenter les comptes à l’AGA
  • Conseiller sur les réserves et la politique d’investissement de l’organisation.

Banque, tenue de livres et tenue de registres

  • Gérer les comptes bancaires
  • Mettre en place des systèmes appropriés pour la tenue de livres, les paiements, logements & petite caisse
  • S’assurer que toute personne manipulant de l’argent tient des registres et des documents appropriés

Contrôle des immobilisations et du stock

  • S’assurer que des registres appropriés sont tenus
  • S’assurer que les assurances requises sont en place.

Dans tous ces domaines, le trésorier est chargé de s’assurer que des systèmes et des procédures financières efficaces ont été établis, qu’ils sont suivis de manière cohérente et qu’ils sont conformes aux meilleures pratiques et aux exigences légales.

Délégation des responsabilités financières

Il n’est pas de bonne pratique que toutes les tâches associées à la fonction financière soient effectuées par une seule personne (qu’il s’agisse d’un membre du comité de gestion ou du personnel) sans la supervision des autres. Pour cette raison, c’est une bonne pratique pour les petites et grandes organisations de mettre en place un sous-groupe financier pour gérer et surveiller leurs finances (voir ci-dessous).

La façon dont cela se passe dépendra de la taille et de la dynamique de votre organisation. Par exemple :

Même si le trésorier et le sous-groupe des finances effectuent une grande partie du travail, la responsabilité finale des finances de l’organisation incombe au comité de gestion dans son ensemble. Tous les membres doivent rendre des comptes.

Votre comité de gestion joue-t-il un rôle actif dans la gestion financière ? Utilisez cette liste de contrôle pratique pour le savoir.

Dans les petites organisations sans personnel….

…le sous-groupe des finances pourrait être composé du trésorier et de 2 autres membres du comité de gestion. Le trésorier préside souvent et donne le leadership au sous-groupe des finances. Cela donne l’occasion à ceux qui n’ont pas d’expérience en matière de finances de développer leurs connaissances et leurs compétences.

Dans les grandes organisations…

…le sous-groupe des finances pourrait être composé du trésorier, de 1 ou 2 autres membres du comité de gestion, du directeur général et du membre du personnel supérieur responsable de la gestion financière et de la collecte de fonds.

Les tâches financières assumées par les personnes/groupes de l’organisation doivent refléter les niveaux d’autorité et de responsabilité. Le comité de gestion doit identifier :

  • les tâches à accomplir,

  • qui entreprendra ces tâches et

  • comment elles seront contrôlées.

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