A Ten-Step Plan for an Effective Data Governance Structure

Executive Summary

A qualidade dos dados utilizados nos negócios é agora mais importante do que nunca. Consequentemente, para que as organizações produzam bons resultados comerciais, os seus dados devem ser exactos, e a utilização desses dados deve ser governada através de políticas e monitorização. Como é que os líderes empresariais evitam erros de dados e asseguram uma governação de qualidade?

O passo mais crucial, estabelecendo uma estrutura de governação de dados, é a base para o sucesso da governação de dados. As equipas de gestão de dados são encarregadas de assegurar que os dados são tratados de forma suave e eficaz.

Dos modelos comuns para a estrutura de gestão de dados à aplicação de políticas, este livro branco explora como estabelecer uma estrutura de gestão de dados em 10 passos essenciais. Estão incluídos os papéis e funções-chave necessários para melhorar mais eficazmente a qualidade dos dados de uma organização.

Ao seguir os passos deste white paper, os líderes empresariais e de TI irão melhorar a qualidade dos dados, atingir os objectivos empresariais e, em última análise, evitar os custos associados a dados maus.

Introdução

A governação dos dados envolve a tomada de decisões, a gestão e a responsabilização relacionadas com os dados numa organização. Muitas vezes, é constituída uma equipa de gestão de dados para assegurar que os dados serão tratados de forma suave e eficaz e para incutir qualidade nos dados. Os programas de governação de dados são concebidos para preparar regras e regulamentos para uma organização e para tratar quaisquer questões que possam surgir em relação aos dados. Também asseguram o cumprimento das políticas. Dizem a uma empresa quem é o proprietário dos dados e quem pode desempenhar certas funções com eles.

Existem muitos modelos disponíveis para ajudar a permitir o desenvolvimento da estrutura de governação de dados numa organização. Este documento esboça um plano de dez passos para a instituição de tal estrutura.

Etapa 1: Determinar a Estratégia

Determinar a estratégia para ter uma equipa de gestão de dados eficaz numa organização é o primeiro passo para o desenvolvimento de uma estrutura de gestão de dados. Esta estratégia pode ser iniciada escrevendo uma carta de governação de dados com a assistência das partes interessadas e daqueles envolvidos no projecto que trabalham na empresa. A carta incluirá uma declaração de missão e uma explicação dos objectivos gerais do programa. Os executivos de alto nível terão provavelmente de assinar a carta antes de a sua implementação poder começar oficialmente. O modelo escolhido para a estrutura de gestão de dados está incluído na carta e explica quem tem autoridade para fazer o quê com os dados. Explicará também a amplitude do alcance dos padrões de governação de dados.

Etapa 2: Escolha um modelo para uma equipa de governação de dados

Existem muitos modelos de governação de dados entre os quais escolher, e nem todos serão um bom ajuste para cada organização. Um modelo comum que adopta uma abordagem a três níveis inclui um grupo de executivos de alto nível, muitas vezes chamado Comité Director, que toma decisões de alto nível; um grupo de gestão intermédia, o Gabinete de Governação de Dados, que oferece orientação; e outro grupo chamado Grupo de Trabalho de Governação de Dados, que realiza grande parte do trabalho administrativo.1 O Grupo de Trabalho contém especialistas no assunto tanto em negócios como em Tecnologia da Informação (TI).

p>passo 3: Escolha a Hierarquia Certa para a Organização

ott01ott02Administração Corporativa é normalmente criada como se mostra nos diagramas à esquerda. A “Hierarquia A “2 tem políticas que começam no ponto de governação empresarial da pirâmide que depois passam pelos canais abaixo dele, primeiro para a governação das TI, depois para a governação do armazém de dados, e finalmente para a governação dos dados e tudo e qualquer pessoa relacionada com a governação dos dados.

p>Na “Hierarquia B”, a governação dos dados conduz todas as decisões. Neste tipo de estrutura, a governação dos dados recebe tratamento preferencial. A estrutura de governação de dados abrange as regras e políticas empresariais, a qualidade e integridade dos dados, a segurança dos dados e o cumprimento das regras e regulamentos, auditorias e controlos, e muito mais. Aqueles que estão a seleccionar a melhor hierarquia para a sua organização devem decidir se querem concentrar-se numa abordagem de governação empresarial ou de governação de dados.

Na função de governação de TI dentro de ambas as hierarquias, um grupo de governação de TI assegura que as estratégias e políticas de dados de toda a empresa são executadas dentro dos seus sistemas e bases de dados. A equipa de governação de TI decide quem tomará decisões em vários domínios, tais como infra-estruturas, arquitectura, e priorização.

A governação do armazém de dados determina o tipo de modelação que melhor assegurará que o armazém de dados é utilizado eficazmente e monitoriza o cumprimento de quaisquer políticas relacionadas. Os armazéns de dados são investimentos a longo prazo que precisam de ser continuamente monitorizados e financiados ao longo da sua vida.

Passo 4: Seleccionar o Comité de Direcção

O Comité de Direcção é composto por executivos e partes interessadas de alto nível que, tipicamente, são vice-presidentes e vice-presidentes das linhas de negócio cujos dados estão a ser governados, tais como Marketing, Finanças, Compras, etc. O chefe do Comité de Direcção deve ser um executivo de alto nível que reporta ao CEO, que tem autoridade para aprovar orçamentos de projectos, bem como para colocar projectos numa lista de prioridades. Os executivos do Comité de Direcção assumem a responsabilidade pelas suas próprias linhas de negócio.

O Comité de Direcção também inclui patrocinadores executivos nos negócios e TI, bem como o presidente do Gabinete de Governação de Dados. Um patrocinador executivo é alguém ao nível de executivo sénior da empresa que será capaz de promover a aceitação da governação de dados em toda a organização. Os patrocinadores devem ser líderes comprovados que conheçam bem o seu negócio e sejam capazes de lidar com várias funções relacionadas com a governação.

O Comité de Direcção dirige o processo de governação de dados em toda a organização e assegura que as políticas e procedimentos desenvolvidos para os dados, tais como os relativos à qualidade dos dados, sejam seguidos. Também apoia e autoriza os esforços, os patrocinadores e os programas de governação financeira, e dá prioridade aos mesmos. O comité também aprova cartas e estratégias para projectos de dados, aprova e faz alterações às sugestões, aprova o financiamento e recomenda projectos. Além disso, o Comité oferece orientação sobre a estratégia empresarial e trata da resolução de conflitos. Este grupo deve estar disposto a participar em todas as coisas relacionadas com a governação de dados na organização e comunicar a informação ao Gabinete de Governação de Dados e ao Grupo de Trabalho de Governação de Dados.

P>P>P Passo 5: Criar o Gabinete de Governação de Dados

O Gabinete de Governação de Dados, também chamado Conselho de Dados Mestres, reforça a governação de dados. As funções incluem o Chefe da Governação de Dados (DGL), os Representantes de TI, e o Coordenador. O DGL é normalmente alguém que está um passo abaixo de um vice-presidente e preenche o papel como um compromisso de trabalho a tempo inteiro. Trabalham com todas as unidades de negócio e TI para que a governação de dados e estratégias sejam comuns em toda a organização. O DGL também aplica políticas, propõe em que projectos de governação de dados gastar dinheiro, coordena entre grupos empresariais e tecnológicos, estabelece métricas de sucesso, monitoriza e reporta a qualidade dos dados e as métricas de governação de dados, e trabalha com líderes empresariais e recursos de TI para estabelecer prioridades e resolver questões. O DGL deve ser um líder, ter perspicácia política, e saber quem são os principais influenciadores. Devem também ser competentes na governação de dados e na prática industrial. O DGL deve ser alguém que está na organização há vários anos e que já conhece os objectivos da empresa e o panorama político.

O representante de TI é um parceiro que trata de questões relacionadas com a tecnologia a tempo parcial.

O Coordenador de Governação de Dados agenda reuniões e conferências, faz actas de reuniões, actualiza registos de assuntos, e desempenha funções administrativas.

P>Passo 6: Escolha o Grupo de Trabalho de Governação de Dados

Os membros do Grupo de Trabalho de Governação de Dados são pessoas ao nível de gestor ou acima das pessoas que fazem a ligação entre as empresas e as TI. Eles conduzem a gestão e qualidade dos dados para áreas específicas e têm conhecimentos especializados tanto para questões de negócios como de TI. O Grupo de Trabalho pode recomendar projectos baseados na utilização de dados. Os membros devem ser líderes e ser capazes de tomar decisões como uma equipa. As funções neste grupo poderiam incluir um líder de qualidade de dados, Data Steward, Metadata Lead, e Data Architect. Os recursos de TI no Grupo de Trabalho precisam de ser tecnologicamente conhecedores e conhecedores da modelação, análise e migração de dados, bem como da escrita e apresentação técnica.

P>Passo 7: Seleccionar a Equipa de Apoio à Governação de Dados

For necessário seleccionar mais funções especificadas para apoiar a estrutura de governação de dados e ser membros da equipa de governação de dados. Estes incluem o seguinte:

Proprietário dos dados: Cria políticas e é o proprietário da qualidade dos dados para domínios de dados principais; o proprietário dos dados é a pessoa que é o contacto para quaisquer problemas com dados.

Data Steward: Cria políticas, põe-nas em prática, e fá-las cumprir, bem como corrige problemas de qualidade de dados. Existe um Data Steward de cada unidade de negócio. Trabalham nas suas próprias organizações e conduzem formação para os utilizadores relativamente a políticas e procedimentos. Uma das principais funções do Data Steward é assegurar que os mesmos dados não existam em vários departamentos, criando duplicações desnecessárias. O Data Steward também coordena a recolha de dados e gere a sua acessibilidade.

Data Architect: Desenha, estrutura, organiza, e mantém dados. O arquitecto de dados mapeia a estrutura e organização dos dados relevantes para as funções empresariais. Esta função é frequentemente uma espécie de “intermediário” que compreende as necessidades de dados de grupos empresariais e traduz essas necessidades em estruturas de dados que funcionam dentro das políticas de dados da organização.

Data Modeler: Obtém e documenta regras de negócio para a qualidade dos dados.

Data Analyst: Encontra e investiga problemas para os proprietários dos dados e analisa minuciosamente a qualidade dos dados, por registo e caso.

passo 8: Desenvolvimento e Aplicação de Políticas e Procedimentos

“A forma mais eficaz de melhorar a qualidade dos dados, e evitar os custos associados aos maus dados, é instituir melhores práticas de gestão de dados. A implementação de uma equipa de qualidade de dados que esteja ligada ao patrocínio a nível executivo pode resultar na criação de políticas, procedimentos e normas aplicáveis que irão melhorar a qualidade dos dados em toda a empresa “3

A criação de políticas baseadas nos objectivos do programa na carta. Estas políticas podem ser associadas a muitas coisas relacionadas com dados, tais como regras de nomenclatura, resolução de conflitos, segurança, e muito mais. As políticas devem ser aprovadas pelo Comité Directivo e devem ser aplicadas.

A certeza de que todos na organização estão a aderir às políticas é importante, especialmente quando se trata da qualidade dos dados. O não cumprimento de políticas e procedimentos pode conduzir aos mesmos erros de qualidade de dados que as políticas foram concebidas para ajudar a prevenir.

As políticas podem ser aplicadas, tornando-as compreensíveis e documentadas para que todos tenham fácil acesso às mesmas. Uma política que não esteja prontamente disponível raramente será lida. Devem conter métricas que tenham valor tangível, a fim de mostrar como a adesão às políticas pode ter um impacto significativo no negócio.

As políticas permanecem um documento vivo e são actualizadas à medida que as estratégias e objectivos da empresa mudam.

Passo 9: Estabelecer uma Equipa Empresarial Competente

A governação dos dados necessita tanto de peritos empresariais como de peritos de TI. Os peritos empresariais comunicam aos outros quais são as necessidades da empresa em relação aos dados. Devem saber como os dados são recolhidos e como serão utilizados pelos decisores, tais como os CEOs. A equipa empresarial – não a equipa de TI – trata da propriedade dos dados, e os seus membros são os peritos na matéria. Eles sabem o que a empresa está a procurar e como os dados podem ajudar a atingir esses objectivos. Precisam também de ter conhecimentos técnicos suficientes para explicar eficazmente as necessidades de TI à equipa de TI.

Os empresários devem ter a autoridade da gestão superior para fazer cumprir as normas e políticas relativas à qualidade dos dados. Devem também compreender como é que dados pobres entram num sistema e desenvolver formas de corrigir o problema. Têm autoridade para fazer alterações a dados fracos a nível empresarial e departamental e são capazes de auditar e medir o sucesso de soluções de qualidade de dados.

P>Passo 10: Estabelecer uma equipa de TI especializada

Os membros da equipa de TI precisam de ser altamente especializados em tecnologia. Eles fornecem ferramentas para as pessoas da equipa empresarial trabalharem com os dados. Eles apoiam as aplicações que são utilizadas pelos dados da empresa e devem ser capazes de compreender as políticas empresariais e incorporá-las nas TI. Devem manter o número de ferramentas no mínimo; quanto mais simples, melhor.

IT os membros da equipa devem ser capazes de codificar a movimentação e armazenamento de dados e ter conhecimentos sobre modelos de dados e bases de dados. Têm de compreender como traduzir modelos de negócio em modelos de dados e determinar regras para a limpeza dos dados, se prevalecerem erros. Os peritos de TI devem trabalhar com departamentos em toda a organização e compreender as necessidades de dados de cada um, bem como quais as aplicações necessárias.

Embora o lado empresarial trate do desenvolvimento de políticas, as TI tratarão da conformidade real dos dados e das características de segurança. As TI podem também fornecer métricas para ajudar os peritos empresariais a avaliar a qualidade dos dados e a adesão às políticas e determinar se é necessário fazer quaisquer alterações.

Sumário

Administração dos dados é necessária para tratar os dados de forma eficaz e incutir qualidade nos dados em toda a organização. Escolher o melhor modelo para uma organização, seleccionar os membros certos da equipa, e assegurar o cumprimento contínuo das políticas e procedimentos são a base para a construção de um programa eficaz e bem sucedido que irá melhorar os dados de uma empresa nos anos vindouros.

Neste livro branco, os autores forneceram uma visão geral de um plano de dez passos que irá ajudar a criar e sustentar uma governação eficaz dos dados. Em primeiro lugar, a organização deve determinar a sua estratégia de utilização e governação de dados. Em seguida, deve ser escolhido um modelo e hierarquia para governar a utilização de dados. Em terceiro lugar, deve ser posta em prática toda uma estrutura organizacional de governação de dados. Um modelo comum que adopta uma abordagem a três níveis inclui um grupo de executivos de alto nível, frequentemente chamado Comité Director, que toma decisões de alto nível; um grupo de gestão intermédia, o Gabinete de Governação de Dados, que oferece orientação; e um outro grupo chamado Grupo de Trabalho de Governação de Dados, que realiza grande parte do trabalho administrativo. Finalmente, as políticas devem ser criadas, documentadas, comunicadas e aplicadas.

Este plano de dez passos para uma estrutura eficaz de governação de dados proporcionará às organizações uma estrutura sobre a qual se pode basear. Cada organização terá de abordar as suas próprias situações e desafios organizacionais únicos, mas todas descobrirão que os dez passos aqui apresentados são uma base sólida para uma governação eficaz dos dados.

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