Qual è il ruolo del tesoriere?

E’ importante notare che, sebbene il tesoriere si assicuri che queste responsabilità siano soddisfatte, molto del lavoro può essere delegato a un sottocomitato finanziario e a personale pagato o a volontari.

In sintesi, il tesoriere è responsabile di:

  1. Sorveglianza finanziaria generale
  2. Finanziamento, raccolta fondi e vendite
  3. Pianificazione finanziaria e budgeting
  4. Rapporto finanziario
  5. Banca, controllo delle immobilizzazioni e delle scorte

In considerazione di queste responsabilità, il tesoriere agisce tipicamente come punto di riferimento e di informazione per il presidente e gli altri membri del comitato: chiarendo le implicazioni finanziarie delle proposte; confermando i requisiti legali; delineando lo stato finanziario attuale; e recuperando la documentazione pertinente.

Principali responsabilità del tesoriere

Ogni comitato direttivo avrà il suo modo di fare le cose, e il modo in cui il lavoro viene suddiviso può dipendere anche dalle competenze, dagli interessi o dalla quantità di tempo che una persona ha da offrire. Assicuratevi sempre che la descrizione del ruolo del vostro Tesoriere corrisponda alle dinamiche attuali della vostra organizzazione. (Vedi i link qui sotto o clicca qui per saperne di più sullo sviluppo delle descrizioni dei ruoli).

I seguenti punti delineano le tipiche responsabilità finanziarie di un tesoriere:

Sorveglianza finanziaria generale

  • Sorvegliare e presentare budget, conti e rendiconti finanziari al comitato di gestione
  • Collaborare con lo staff designato su questioni finanziarie
  • Assicurarsi che siano in atto sistemi e controlli finanziari appropriati
  • Assicurarsi che i registri e i conti soddisfino le condizioni dei finanziatori o degli enti statutari
  • Assicurare la conformità alla legislazione pertinente.

Più sulla supervisione finanziaria

Finanziamento, raccolta fondi e vendite

  • Consigliare la strategia di raccolta fondi dell’organizzazione
  • Assicurare che l’uso dei fondi sia conforme alle condizioni stabilite dagli enti finanziatori
  • Assicurare che la raccolta fondi e le vendite siano conformi alla legislazione pertinente e siano vincolate da sistemi finanziari e controlli efficaci
  • Assicurare un efficace monitoraggio e reporting

Pianificazione finanziaria e budgeting

  • Preparare e presentare budget per lavori nuovi o in corso
  • Consigliare sulle implicazioni finanziarie dei piani strategici e operativi
  • Presentare previsioni finanziarie riviste sulla base della spesa effettiva.

Rapporti finanziari

  • Presenta rapporti regolari sulla posizione finanziaria dell’organizzazione
  • Prepara i conti per la revisione contabile e i contatti con il revisore, come richiesto
  • Presenta i conti all’assemblea generale
  • Consiglia le riserve e la politica di investimento dell’organizzazione.

Banca, contabilità e registrazione

  • Gestire i conti bancari
  • Impostare sistemi appropriati per la contabilità, pagamenti, depositi & cassa
  • Assicurarsi che chiunque maneggi denaro tenga registri e documentazione adeguati

Controllo delle immobilizzazioni e del magazzino

  • Assicurarsi che siano tenuti registri adeguati
  • Assicurarsi che siano in vigore le assicurazioni richieste.

In tutte queste aree il tesoriere è responsabile di assicurare che siano stati stabiliti sistemi e procedure finanziarie efficaci, che siano seguiti in modo coerente e che siano in linea con le migliori pratiche e i requisiti legali.

Delegare le responsabilità finanziarie

Non è una buona pratica che tutti i compiti associati alla funzione finanziaria siano eseguiti da una persona (sia un membro del comitato direttivo che il personale) senza la supervisione di altri. Per questo motivo, è una buona pratica sia per le piccole che per le grandi organizzazioni istituire un sottogruppo finanziario per gestire e monitorare le loro finanze (vedi sotto).

Come questo avviene dipenderà dalle dimensioni e dalle dinamiche della vostra organizzazione. Per esempio:

Anche se il tesoriere e il sottocomitato finanziario svolgono gran parte del lavoro, la responsabilità finale delle finanze dell’organizzazione spetta al comitato direttivo nel suo insieme. Tutti i membri sono responsabili.

Il vostro comitato direttivo ha un ruolo attivo nella gestione finanziaria? Usa questa comoda lista di controllo per scoprirlo.

Nelle piccole organizzazioni senza personale….

…il sottogruppo finanziario potrebbe essere composto dal tesoriere e da altri 2 membri del comitato di gestione. Il tesoriere spesso presiede e guida il sottogruppo finanziario. Ciò fornisce un’opportunità a coloro che non hanno esperienza in materia finanziaria di sviluppare le loro conoscenze e competenze.

In organizzazioni più grandi…

…il sottogruppo finanziario potrebbe essere composto dal tesoriere, da 1 o 2 altri membri del comitato di gestione, dal direttore generale e dal membro del personale responsabile della gestione finanziaria e della raccolta fondi.

I compiti finanziari assunti da persone/gruppi nell’organizzazione dovrebbero riflettere i livelli di autorità e responsabilità. Il comitato di gestione dovrebbe identificare:

  • quali compiti devono essere eseguiti,

  • chi intraprenderà i compiti e

  • come saranno monitorati.