Un plan de diez pasos para una estructura eficaz de gobierno de datos

Resumen ejecutivo

La calidad de los datos utilizados en las empresas es ahora más importante que nunca. En consecuencia, para que las organizaciones ofrezcan buenos resultados empresariales, sus datos deben ser precisos, y el uso de esos datos debe ser gobernado a través de políticas y supervisión. Cómo evitan los líderes empresariales los errores de datos y garantizan una gobernanza de calidad?

El paso más crucial, el establecimiento de una estructura de gobernanza de datos, es la base del éxito de la gobernanza de datos. Los equipos de gobierno de datos tienen la tarea de garantizar que los datos se manejen sin problemas y con eficacia.

Desde los modelos comunes para la estructura de gobierno de datos hasta la aplicación de políticas, este libro blanco explora cómo establecer una estructura de gobierno de datos en 10 pasos esenciales. Se incluyen los roles y funciones clave necesarios para mejorar de forma más eficaz la calidad de los datos de una organización.

Siguiendo los pasos de este libro blanco, los líderes empresariales y de TI mejorarán la calidad de los datos, alcanzarán los objetivos empresariales y, en última instancia, evitarán los costes asociados a los datos erróneos.

Introducción

El gobierno de los datos implica la toma de decisiones, la gestión y la responsabilidad relacionadas con los datos de una organización. A menudo, se crea un equipo de gobierno de datos para garantizar que los datos se manejarán sin problemas y con eficacia y para inculcar la calidad de los datos. Los programas de gobernanza de datos están diseñados para preparar normas y reglamentos para una organización y para manejar cualquier problema que pueda surgir en relación con los datos. También garantizan el cumplimiento de las políticas. Indican a una corporación quién es el propietario de los datos y quién puede realizar ciertas funciones con ellos.

Hay muchos modelos disponibles para ayudar a permitir el desarrollo de la estructura de gobierno de datos en una organización. Este documento esboza un plan de diez pasos para instituir dicha estructura.

Paso 1: Determinar la estrategia

Determinar la estrategia para tener un equipo de gobierno de datos eficaz en una organización es el primer paso para desarrollar una estructura de gobierno de datos. Esta estrategia puede iniciarse redactando un estatuto de gobierno de datos con la ayuda de las partes interesadas y de los implicados en el proyecto que trabajan en la empresa. La carta incluirá una declaración de intenciones y una explicación de los objetivos generales del programa. Es probable que los ejecutivos de alto nivel tengan que firmar la carta antes de que la implementación pueda comenzar oficialmente. El modelo elegido para la estructura de gobierno de los datos se incluye en la carta y explica quién tiene autoridad para hacer qué con los datos. También explicará el alcance de las normas de gobierno de datos.

Paso 2: Elegir un modelo para un equipo de gobierno de datos

Hay muchos modelos de gobierno de datos entre los que elegir, y no todos serán adecuados para todas las organizaciones. Un modelo común que adopta un enfoque de tres niveles incluye un grupo de ejecutivos de alto nivel, a menudo llamado Comité Directivo, que toma decisiones de alto nivel; un grupo de gestión intermedia, la Oficina de Gobierno de Datos, que ofrece orientación; y otro grupo llamado Grupo de Trabajo de Gobierno de Datos que lleva a cabo gran parte del trabajo administrativo.1 El Grupo de Trabajo contiene expertos en la materia, tanto en el negocio como en la tecnología de la información (TI).

Paso 3: elegir la jerarquía adecuada para la organización

ott01ott02El gobierno corporativo se suele establecer como se muestra en los diagramas de la izquierda. La «Jerarquía A «2 tiene políticas que comienzan en el punto de gobierno corporativo de la pirámide y que luego pasan por los canales inferiores, primero al gobierno de TI, luego al gobierno del almacén de datos y, por último, al gobierno de los datos y a todo lo relacionado con el gobierno de los datos.

En la «Jerarquía B», el gobierno de los datos impulsa todas las decisiones. En este tipo de marco, el gobierno de los datos recibe un tratamiento preferente. La estructura de gobierno de los datos abarca las normas y políticas empresariales, la calidad e integridad de los datos, la seguridad de los datos y el cumplimiento de las normas y reglamentos, las auditorías y los controles, y mucho más. Aquellos que estén seleccionando la mejor jerarquía para su organización deben decidir si quieren centrarse en un enfoque de gobierno corporativo o de gobierno de datos.

En la función de gobierno de TI dentro de ambas jerarquías, un grupo de gobierno de TI garantiza que las estrategias y políticas de datos de toda la empresa se ejecuten dentro de sus sistemas y bases de datos. El equipo de gobierno de TI decide quién tomará las decisiones en varios ámbitos, como la infraestructura, la arquitectura y la priorización.

El gobierno del almacén de datos determina el tipo de modelado que mejor garantizará que el almacén de datos se utilice de forma eficaz y supervisa el cumplimiento de cualquier política relacionada. Los almacenes de datos son inversiones a largo plazo que deben ser supervisadas y financiadas continuamente a lo largo de su vida.

Paso 4: Seleccionar el Comité Directivo

El Comité Directivo está compuesto por ejecutivos de alto nivel y partes interesadas que, normalmente, son vicepresidentes senior y vicepresidentes de las líneas de negocio cuyos datos se están gobernando, como Marketing, Finanzas, Compras, etc. El jefe del Comité de Dirección debe ser un ejecutivo de alto nivel que dependa del director general y que tenga autoridad para aprobar los presupuestos de los proyectos, así como para incluirlos en una lista de prioridades. Los ejecutivos del Comité de Dirección asumen la responsabilidad de sus respectivas líneas de negocio.

El Comité de Dirección también incluye patrocinadores ejecutivos en el negocio y en TI, así como el presidente de la Oficina de Gobierno de Datos. Un patrocinador ejecutivo es alguien del nivel ejecutivo superior de la empresa que podrá impulsar la aceptación del gobierno de datos en toda la organización. Los patrocinadores deben ser líderes probados que conozcan bien su negocio y sean capaces de manejar varias funciones relacionadas con la gobernanza.

El Comité Directivo dirige el proceso de gobernanza de datos en toda la organización y se asegura de que se sigan las políticas y procedimientos desarrollados para los datos, como los de calidad de datos. También apoya y autoriza los esfuerzos, patrocina y financia los programas de gobernanza y les da prioridad. El comité también aprueba los estatutos y las estrategias de los proyectos de datos, aprueba e introduce cambios en las sugerencias, aprueba la financiación y recomienda proyectos. Además, el Comité ofrece orientación sobre la estrategia empresarial y se encarga de la resolución de conflictos. Este grupo debe estar dispuesto a participar en todo lo relacionado con el gobierno de los datos en la organización y a reportar la información a la Oficina de Gobierno de Datos y al Grupo de Trabajo de Gobierno de Datos.

Paso 5: Configurar la Oficina de Gobierno de Datos

La Oficina de Gobierno de Datos, también llamada Consejo de Datos Maestros, hace cumplir el gobierno de los datos. Las funciones incluyen el líder de gobierno de datos (DGL), los representantes de TI y el coordinador. El DGL suele ser alguien que está un paso por debajo de un vicepresidente y desempeña el papel como un compromiso de trabajo a tiempo completo. Trabaja con todas las unidades de negocio y de TI para que la gobernanza de datos y las estrategias sean comunes en toda la organización. El DGL también hace cumplir las políticas, propone en qué proyectos de gobierno de datos gastar dinero, coordina entre los grupos de negocio y tecnología, establece métricas de éxito, supervisa e informa sobre la calidad de los datos y las métricas de gobierno de datos, y trabaja con los líderes de negocio y los recursos de TI para priorizar y resolver problemas. El DGL debe ser un líder, tener perspicacia política y saber quiénes son las principales personas influyentes. También debe tener conocimientos sobre la gobernanza de datos y la práctica del sector. El DGL debe ser alguien que lleve varios años en la organización y que ya conozca los objetivos de la empresa y el panorama político.

El representante de TI es un socio que se encarga de las cuestiones relacionadas con la tecnología a tiempo parcial.

El coordinador de gobernanza de datos programa reuniones y conferencias telefónicas, levanta actas de las reuniones, actualiza los registros de problemas y realiza tareas administrativas.

Paso 6: elegir el grupo de trabajo de gobernanza de datos

Los miembros del grupo de trabajo de gobernanza de datos son personas de nivel directivo o superior que sirven de enlace entre la empresa y el departamento de TI. Impulsan la gestión de datos y la calidad de los mismos para áreas temáticas específicas y tienen experiencia en la materia tanto en cuestiones de negocio como de TI. El Grupo de Trabajo puede recomendar proyectos basados en el uso de los datos. Los miembros deben ser líderes y ser capaces de tomar decisiones en equipo. Las funciones de este grupo podrían incluir un jefe de calidad de datos, un administrador de datos, un jefe de metadatos y un arquitecto de datos. Los recursos de TI en el Grupo de Trabajo deben ser tecnológicamente expertos y tener conocimientos sobre el modelado de datos, el análisis de datos y la migración, así como la escritura técnica y la presentación.

Paso 7: Seleccionar el equipo de apoyo a la gobernanza de datos

Se deben seleccionar más roles específicos para apoyar la estructura de gobernanza de datos y ser miembros del equipo de gobernanza de datos. Entre ellos se encuentran los siguientes:

Propietario de datos: Crea políticas y es el propietario de la calidad de los datos para los dominios de datos maestros; el propietario de datos es la persona de contacto para cualquier problema con los datos.

Administrador de datos: Crea las políticas, las pone en marcha y las hace cumplir, así como corrige los problemas de calidad de los datos. Hay un Data Steward por cada unidad de negocio. Trabajan dentro de sus propias organizaciones y llevan a cabo la formación de los usuarios en cuanto a políticas y procedimientos. Una de las principales funciones del Data Steward es garantizar que no existan los mismos datos en varios departamentos, creando una duplicación innecesaria. El Data Steward también coordina la recopilación de datos y gestiona su accesibilidad.

Arquitecto de datos: Diseña, estructura, organiza y mantiene los datos. El arquitecto de datos traza la estructura y organización de los datos relevantes para las funciones empresariales. Este papel es a menudo una especie de «intermediario» que entiende las necesidades de datos de los grupos empresariales y traduce esas necesidades en estructuras de datos que funcionan dentro de las políticas de datos de la organización.

Modelador de datos: Obtiene y documenta las reglas de negocio para la calidad de los datos.

Analista de datos: Encuentra e investiga los problemas para los propietarios de los datos y revisa la calidad de los datos a fondo, por registro y caso.

Paso 8: Desarrollo y aplicación de políticas y procedimientos

«La forma más eficaz de mejorar la calidad de los datos, y evitar los costes asociados de los datos malos, es instituir mejores prácticas de gestión de datos. La implementación de un equipo de calidad de datos vinculado al patrocinio a nivel ejecutivo puede dar lugar a la creación de políticas, procedimientos y normas aplicables que mejorarán la calidad de los datos en toda la empresa».3

Los miembros del Grupo de Trabajo de Gobernanza de Datos crean políticas basadas en los objetivos del programa en la carta. Estas políticas pueden estar asociadas a muchas cosas relacionadas con los datos, como las reglas de denominación, la resolución de conflictos, la seguridad, etc. Las políticas deben ser aprobadas por el Comité Directivo y deben ser aplicadas.

Asegurarse de que todos los miembros de la organización se adhieren a las políticas es importante, especialmente cuando se trata de la calidad de los datos. El incumplimiento de las políticas y los procedimientos puede conducir a los mismos errores de calidad de datos que las políticas fueron diseñadas para ayudar a prevenir.

Las políticas se pueden hacer cumplir haciéndolas comprensibles y documentadas para que todo el mundo tenga fácil acceso a ellas. Una política que no esté fácilmente disponible rara vez será leída. Deben contener métricas que tengan un valor tangible para mostrar cómo la adhesión a las políticas puede tener un impacto significativo en el negocio.

Las políticas siguen siendo un documento vivo y se actualizan a medida que cambian las estrategias y los objetivos de la empresa.

Paso 9: Establecer un equipo de negocio cualificado

El gobierno de los datos necesita tanto expertos en el negocio como expertos en TI. Los expertos de negocio comunican a los demás cuáles son las necesidades del negocio en relación con los datos. Deben saber cómo se recogen los datos y cómo los utilizarán los responsables de la toma de decisiones, como los directores generales. El equipo de negocio -no el de TI- se encarga de la propiedad de los datos, y sus miembros son los expertos en la materia. Saben a qué aspira la empresa y cómo los datos pueden ayudar a alcanzar esos objetivos. También deben tener suficientes conocimientos técnicos para explicar las necesidades de TI al equipo de TI de forma eficaz.

Los empresarios deben tener la autoridad de la alta dirección para hacer cumplir las normas y políticas relativas a la calidad de los datos. También deben entender cómo los datos deficientes entran en un sistema y desarrollar formas de corregir el problema. Tienen la autoridad para realizar cambios en los datos deficientes a nivel empresarial y departamental y son capaces de auditar y medir el éxito de las soluciones de calidad de datos.

Paso 10: Establezca un equipo de TI capacitado

Los miembros del equipo de TI deben estar altamente capacitados en tecnología. Proporcionan herramientas para que las personas del equipo empresarial trabajen con los datos. Dan soporte a las aplicaciones que utilizan los datos de la empresa y deben ser capaces de entender las políticas de negocio e incorporarlas a las TI. Deben mantener el número de herramientas al mínimo; cuanto más simples, mejor.

Los miembros del equipo de TI deben ser capaces de codificar para el movimiento y el almacenamiento de datos y tener conocimientos sobre los modelos de datos y las bases de datos. Deben entender cómo traducir los modelos de negocio en modelos de datos y determinar las reglas para la limpieza de los datos si los errores son frecuentes. Los expertos en TI deben trabajar con los departamentos de toda la organización y comprender las necesidades de datos de cada uno de ellos, así como las aplicaciones que se necesitan.

Mientras que la parte empresarial se encarga del desarrollo de políticas, el departamento de TI se encargará del cumplimiento real de los datos y de las funciones de seguridad. El departamento de TI también puede proporcionar métricas para ayudar a los expertos del negocio a evaluar la calidad de los datos y el cumplimiento de las políticas y determinar si es necesario realizar algún cambio.

Resumen

El gobierno de datos es necesario para manejar los datos de forma eficaz e inculcar la calidad de los datos en toda la organización. La elección del mejor modelo para una organización, la selección de los miembros del equipo adecuados y la garantía del cumplimiento continuo de las políticas y los procedimientos son la base para construir un programa eficaz y exitoso que mejore los datos de una empresa en los años venideros.

En este libro blanco, los autores han proporcionado una visión general de un plan de diez pasos que ayudará a crear y mantener un gobierno de datos eficaz. En primer lugar, la organización debe determinar su estrategia de uso y gobierno de los datos. A continuación, hay que elegir un modelo y una jerarquía para gobernar el uso de los datos. En tercer lugar, debe establecerse una estructura organizativa de gobierno de datos completa. Un modelo común que adopta un enfoque de tres niveles incluye un grupo de ejecutivos de alto nivel, a menudo llamado Comité Directivo, que toma decisiones de alto nivel; un grupo de gestión intermedia, la Oficina de Gobernanza de Datos, que ofrece orientación; y otro grupo llamado Grupo de Trabajo de Gobernanza de Datos que lleva a cabo gran parte del trabajo administrativo. Por último, hay que crear, documentar, comunicar y hacer cumplir las políticas.

Este plan de diez pasos para una estructura eficaz de gobierno de datos proporcionará a las organizaciones un marco sobre el que construir. Cada organización tendrá que abordar sus propias situaciones y desafíos organizativos, pero todas encontrarán que los diez pasos presentados aquí son una base sólida para un gobierno de datos eficaz.

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