Conduite des employés et mesures disciplinaires

Manuel des employés Section 9

Veuillez noter : les dispositions relatives à la conduite des employés sont extrêmement importantes. L’emplacement de ces dispositions dans ce manuel et l’ordre des dispositions suivantes ne doivent en aucun cas être interprétés comme diminuant l’importance de toute disposition.

Politique générale

Les règles de conduite des employés de la Western Michigan University visent à promouvoir le fonctionnement ordonné et efficace de la Western Michigan University, ainsi qu’à protéger les droits de tous les employés. Les violations, par conséquent, seront considérées comme des causes de mesures disciplinaires.

Ces règles sont publiées pour l’information et la protection des employés. L’ignorance des règles de travail n’est pas une excuse acceptable pour la violation. Il est de la responsabilité de chaque employé de connaître les règles et de s’y conformer. Ces règles ne sont pas exhaustives et d’autres règlements du département ou de l’université peuvent exister. On s’attend à ce que les employés connaissent et respectent également ces règles.

Règles de conduite pour les employés qui ne font pas partie de l’unité de négociation

Les ressources humaines doivent être consultées en ce qui concerne la cohérence de l’interprétation des règles et la pertinence de la sanction appliquée en cas de violation de l’une des règles de conduite suivantes.

Section 1

Pour toute violation de l’une des règles suivantes, un employé sera sujet à des pénalités allant d’un avis d’avertissement écrit formel jusqu’à, et y compris, le congédiement.

  • A. Négligence du devoir.
  • B. Insubordination ou refus de se conformer aux instructions de l’employeur, à moins que ces instructions ne soient préjudiciables à la sécurité et à la santé de l’employé.
  • C. Conduite décrite ci-dessous :
    1. Conduite immorale ou indécente.
    2. Conviction d’un crime.
    3. Conviction d’un délit impliquant une turpitude morale alors qu’il est employé de l’Université.
    4. Violation d’une loi locale, étatique ou fédérale qui cause une publicité défavorable à l’Université, porte atteinte à la crédibilité de l’employé dans l’exercice de ses fonctions ou est autrement liée à l’emploi de l’Université.
  • D. La falsification intentionnelle des dossiers du personnel, des rapports de paie ou d’autres dossiers de l’Université.

  • E. Le vol, la destruction intentionnelle ou la dégradation des biens de l’Université, des employés ou des étudiants.
  • F. Une conduite délibérée ou imprudente mettant en danger la sécurité de soi-même ou des autres employés, y compris la provocation ou l’instigation de la violence.
  • G. La consommation de boissons alcoolisées pendant le service, sauf lors de fonctions approuvées de l’Université, ou la possession ou la consommation de drogues illégales.
  • H. Le traitement abusif, menaçant ou coercitif d’un autre employé, étudiant ou membre du public.
  • I. Se présenter au travail dans une condition dangereuse, ce qui inclut, mais n’est pas limité à, être sous l’influence de boissons alcoolisées ou de drogues. Un employé qui se présente ainsi sera renvoyé chez lui avec salaire en attendant l’enquête.
  • J. Admettre sciemment une ou plusieurs personnes non autorisées dans un bâtiment ou une zone verrouillée ou restreinte du campus.
  • K. Pour d’autres infractions d’une ampleur égale à celles qui précèdent.

Lorsqu’une personne salariée adopte une conduite qui enfreint les règles de la section 1 et que cette conduite est commise en dehors des heures de travail et non sur la propriété de l’Université, l’Université peut prendre des mesures disciplinaires à l’égard de la personne salariée, pouvant aller jusqu’au congédiement, chaque fois que la conduite cause une publicité défavorable à l’Université, nuit à la crédibilité de la personne salariée pour accomplir son travail ou est autrement liée à l’emploi à l’Université. Une conduite qui a lieu en dehors des heures de travail mais sur la propriété de l’Université ou qui vise des étudiants, des employés, des représentants ou des biens de l’Université est toujours liée à l’emploi à l’Université. De même, une conduite qui est en service mais hors de la propriété de l’Université est toujours liée à l’emploi à l’Université.

Section 2

Pour la commission de l’une ou l’autre des infractions suivantes, un employé est passible d’une mesure disciplinaire pouvant aller jusqu’au congédiement. Les mesures disciplinaires pour la même infraction ou des infractions différentes progressent de la manière suivante :

  1. Avertissement verbal. Déclaration verbale à l’employé qu’il a violé une règle et/ou un règlement et que cette violation ne doit pas continuer.

  2. Réprimande écrite. Notification formelle par écrit à l’employé qu’il a enfreint une règle et/ou un règlement.

  3. Suspension. Perte de travail et de salaire pour un nombre spécifique d’heures ou de jours, mais pas pour plus d’une semaine de travail, selon la gravité de l’infraction. L’avis de suspension est remis à l’employé par écrit.

  4. Décharge. La relation employeur-employé est rompue.

Si un employé reçoit quatre avis d’avertissement pour des infractions identiques ou différentes au cours d’une période de 12 mois consécutifs, l’employé est, au moment de l’émission du quatrième avis, sujet à un congédiement.

  • A. Absentéisme excessif.
  • B. Retards excessifs.
  • C. Inattention au travail, y compris, mais sans s’y limiter, le fait de ne pas commencer le travail à l’heure prévue, de quitter le travail avant l’heure appropriée ou de quitter la zone de travail assignée, le bâtiment ou le projet pendant les heures de travail sans l’autorisation du superviseur approprié.
  • D. Afficher du matériel non autorisé sur les murs ou les tableaux d’affichage ; défigurer ou enlever le matériel autorisé des tableaux d’affichage.
  • E. Violation d’une règle ou d’une pratique de sécurité.
  • F. Fumer dans des endroits interdits.
  • G. Ne pas se présenter au travail sans donner au superviseur ou au chef de service un avis d’absence dans les deux heures suivant le début de la journée de travail prévue.
  • H. La vente, la sollicitation ou la collecte de contributions sur le temps ou dans les locaux de l’Université sans autorisation préalable appropriée de l’Université.
  • I. Le jeu, la loterie ou tout autre jeu de hasard dans les locaux de l’employeur pendant les heures de travail.
  • J. Toute autre infraction d’ampleur égale à celle qui précède.

Information confidentielle

Il incombe à chaque employé de se familiariser avec les dispositions incluses dans cette politique.

La politique suivante régit la divulgation d’informations confidentielles détenues de quelque manière que ce soit par les employés de la Western Michigan University. L’objectif de cette politique est de protéger et de sauvegarder les informations individuelles et de l’Université utilisées dans l’ensemble de l’Université.

  1. Pour les besoins de cette politique, les « informations confidentielles » comprennent, mais ne sont pas limitées à :
    • a. Les renseignements sur l’éducation des étudiants et les dossiers disciplinaires.
    • b. Les informations personnelles non publiques, concernant les employés et les étudiants, y compris, mais sans s’y limiter, les numéros d’identification occidentaux, les numéros d’identification et les mots de passe des utilisateurs des systèmes d’information, les numéros de sécurité sociale, les communications internes, les informations bancaires ou financières, les informations médicales et de santé, le statut d’invalidité ou les besoins spéciaux, les informations sur les assurances et les informations sur les avantages personnels.
    • c. Les informations liées à l’Université qui n’ont pas été publiées publiquement ou diffusées avec l’autorisation de l’Université, y compris, mais sans s’y limiter, les informations relatives au budget, aux finances, aux négociations, aux appels d’offres et autres.
    • d. Les données, les informations et les résultats de la recherche universitaire qui sont protégés par la loi, un contrat ou une politique.
    • e. Les informations décrites comme confidentielles en vertu de toute autre politique, règle ou directive de l’Université.
    • f. D’autres informations et dossiers que l’employé a reçu l’ordre, en vertu d’une autorité appropriée, de ne pas divulguer. Les informations confidentielles ne comprennent pas les informations divulguées publiquement par l’Université ou qui doivent être divulguées en vertu de la loi ou d’un contrat.
  2. Tous les employés de l’Université doivent conserver toute information confidentielle en toute confiance et ne pas l’utiliser ou la divulguer, ni aucune de ses composantes, directement ou indirectement, sauf si cela est nécessaire dans l’exercice des fonctions pour l’Université ou si la loi ou le contrat l’exige.
  3. Les employés de l’Université ne peuvent pas retirer des renseignements confidentiels d’un service ou d’un bureau de l’Université, ni dupliquer des renseignements confidentiels, à moins que l’Université ne les y autorise. À la fin de toute affectation ou selon les directives d’un superviseur, les employés doivent remettre tous ces documents et leurs copies à leur emplacement approprié dans le département ou le bureau.
  4. Toutes les demandes d’entités ou de personnes externes pour la divulgation d’informations confidentielles de l’Université doivent être rapidement adressées au bureau de la loi sur la liberté de l’information de la Western Michigan University, à moins que l’employé n’ait reçu l’autorisation préalable de l’Université pour répondre à une telle demande.
  5. Cette politique n’empêche pas ou n’interdit pas l’utilisation interne d’informations confidentielles pour les objectifs et les besoins légitimes académiques, administratifs et opérationnels de l’Université, tels qu’autorisés par l’Université. Cette politique n’empêche pas ou n’interdit pas aux employés de divulguer de bonne foi une ou des violations de la loi, d’un contrat ou d’une politique, soit au sein de l’Université, soit à l’organisme ou à l’autorité externe approprié, et cette divulgation n’entraînera pas de mesure défavorable à l’emploi contre l’employé divulgateur.
  6. Les questions concernant la divulgation ou l’utilisation autorisée en vertu de la présente politique doivent être adressées au superviseur de l’employé de l’Université avant la divulgation ou l’utilisation.
  7. Les employés de l’Université qui enfreignent la présente politique feront l’objet de poursuites judiciaires, y compris, mais sans s’y limiter, des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la résiliation de leur emploi ou de leur relation contractuelle.

Dénonciation

La politique de dénonciation se trouve sur la page des politiques de l’Université Western Michigan.

Non-discrimination

La politique de non-discrimination se trouve sur la page des politiques de l’Université Western Michigan.

Inconduite sexuelle

La politique d’inconduite sexuelle est disponible sur le site Web de l’équité institutionnelle.

Relations sexuelles consensuelles

La politique sur les relations sexuelles consensuelles est disponible sur le site Web de Institutional Equity.

Emploi de parents (népotisme)

Les parents peuvent être employés s’ils répondent aux normes d’emploi normales de la WMU. Cependant, les membres du personnel ne peuvent pas participer ou influencer de quelque manière que ce soit les décisions de l’Université qui impliquent les membres de leur propre famille. Cela comprend l’embauche, la promotion, la rétention, les congés, les changements de salaire, etc. La politique sur les relations sexuelles consensuelles exige également que les couples mariés ne travaillent pas à des postes où l’un a une influence directe sur l’autre.

Emploi à l’extérieur

On attend des employés à temps plein qu’ils consacrent leurs efforts quotidiens au travail pour lequel ils ont été embauchés. Ainsi, certaines restrictions ont été imposées sur les emplois extérieurs et la rémunération reçue pour ce travail. La politique en la matière varie en fonction de chaque groupe d’employés. Pour plus de détails sur les règles qui s’appliquent à vous, contactez votre superviseur ou les ressources humaines.

Menaces, violence et armes sur le lieu de travail

L’Université s’engage à assurer la sûreté et la sécurité de toutes les personnes. Afin d’assurer un milieu de travail sécuritaire et de réduire le risque de violence, tous les employés doivent examiner et comprendre toutes les dispositions de la présente politique sur les menaces, la violence et les armes au travail.

Menaces et violence

L’Université ne tolérera aucune menace, aucun comportement menaçant ni aucun acte de violence commis par ou contre des employés ou sur la propriété de l’Université. Les violations de cette politique entraîneront des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement, ainsi que des arrestations et des poursuites pour tout acte criminel.

Armes sur le campus

La politique relative aux armes sur le campus se trouve sur la page des politiques de l’Université Western Michigan.

Conduites interdites

Il est interdit aux employés de proférer des menaces ou de se livrer à des activités violentes. Cette liste de comportements, bien que non inclusive, fournit des exemples de comportements interdits.

  • Causant des blessures physiques à une autre personne.
  • Faisant des menaces de toute sorte.
  • Un comportement agressif, hostile ou violent, tel que l’intimidation d’autrui ; les tentatives d’inspirer la peur à autrui ; ou le fait de soumettre autrui à une détresse émotionnelle.
  • Autre comportement qui suggère une propension à la violence, ce qui peut inclure un discours belliqueux, des disputes ou des jurons excessifs, le sabotage ou les menaces de sabotage de la propriété de l’Université, ou une tendance manifeste à refuser de suivre les politiques et procédures de l’Université.
  • Dégradation intentionnelle de la propriété de l’Université ou de la propriété d’un autre employé, d’un étudiant ou d’un membre du public.
  • Possession d’une arme sur la propriété de l’Université ou dans le cadre des affaires de l’Université, avec les exceptions indiquées dans la politique sur les armes.
  • Commettre des actes motivés par, ou liés à, du harcèlement sexuel ou de la violence domestique.

Gérer la confrontation

Les employés qui affrontent ou rencontrent une personne armée ou dangereuse ne doivent pas tenter de défier ou de désarmer l’individu. Les employés doivent rester calmes, établir un contact visuel constant et parler à l’individu. Si un superviseur peut être informé en toute sécurité du besoin d’aide sans mettre en danger la sécurité de l’employé ou des autres, cet avis doit être donné. Sinon, coopérez et suivez les instructions données.

Reporting

Les employés de l’Université sont responsables d’aviser le département de la sécurité publique ou le vice-président associé des ressources humaines de toute menace dont ils ont été témoins ou qu’ils ont reçue, ou de tout comportement dont ils ont été témoins et qu’ils considèrent comme menaçant ou violent, lorsque la menace ou le comportement est lié au travail, ou pourrait être mis à exécution sur la propriété de l’Université, ou est lié à l’emploi à l’Université.

  • Les signalements peuvent être faits de manière anonyme et tous les incidents signalés feront l’objet d’une enquête.
  • Les signalements ou incidents justifiant la confidentialité seront traités de manière appropriée et les informations ne seront divulguées à d’autres personnes que sur la base du besoin de savoir.
  • Les employés qui ont obtenu des ordonnances restrictives ou des ordonnances de protection personnelle, qui incluent le campus de l’Université comme zone protégée, doivent immédiatement fournir une copie de l’ordonnance au Département de la sécurité publique.

Mise en application et discipline

Sur notification au Département de la sécurité publique et/ou au vice-président associé des ressources humaines, la personne qui profère des menaces, qui fait preuve d’un comportement menaçant ou qui commet tout autre acte d’agression ou de violence sur la propriété de l’Université doit être retirée de la propriété de l’Université aussi rapidement que la sécurité le permet et doit rester hors de la propriété de l’Université en attendant l’enquête. Tout employé reconnu coupable de tels actes fera l’objet de mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement et/ou à des poursuites pénales. Les non-employés qui commettent des actes violents sur la propriété de l’Université seront signalés aux autorités compétentes et feront l’objet de poursuites complètes.

Évaluation des risques

L’Université a mis sur pied une équipe d’évaluation des risques composée de représentants des Ressources humaines, du ministère de la Sécurité publique, du programme d’aide aux employés, du Bureau de l’équité institutionnelle et d’autres services, au besoin. Les superviseurs et les gestionnaires qui ont besoin d’aide pour évaluer les risques peuvent communiquer avec les Ressources humaines, qui organiseront alors une réunion de l’équipe d’évaluation des risques.

Lieu de travail sans drogue

L’Université interdit la fabrication, la distribution, la délivrance, la possession ou l’utilisation illégales d’une substance contrôlée sur le lieu de travail. Tous les employés doivent se conformer aux termes de cette politique de lieu de travail sans drogue. Les employés qui violent cette interdiction feront l’objet de mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement.

Le terme « substance contrôlée » désigne toutes les drogues illégales et les drogues légales utilisées sans l’ordonnance d’un médecin. Il n’interdit pas la prise de médicaments sur ordonnance sous la direction d’un médecin.

Politique de campus sans tabac

La politique de campus sans tabac se trouve sur la page des politiques de l’Université Western Michigan.

Candidature à une fonction publique

Les employés qui cherchent à obtenir une fonction publique, quelle qu’elle soit, doivent entièrement séparer leurs activités de campagne de leur emploi à l’Université. Les employés ne doivent mener aucune activité visant à favoriser directement ou indirectement leur candidature pendant leurs heures de travail. En outre, les employés ne peuvent utiliser aucune ressource de l’Université, quelle qu’elle soit, pour mener une activité de campagne. Cette interdiction inclut spécifiquement, mais sans s’y limiter, l’utilisation des téléphones de l’Université (y compris la messagerie vocale), des téléavertisseurs, des téléphones cellulaires, des ordinateurs (y compris le courrier électronique), des télécopieurs, des bureaux ou de toute autre installation sur le campus, y compris toutes les bibliothèques, les cafétérias, les salles de réunion, les installations récréatives, etc.

Collections et dons

La sollicitation des employés par des agences ou des individus extérieurs n’est pas autorisée pendant les heures de travail, de quelque manière que ce soit, y compris par le biais de messages électroniques. Un avis officiel sera donné pour tout programme autorisé auquel des contributions peuvent être versées par retenue salariale. Les membres du personnel doivent obtenir l’approbation de leur chef de département ou d’unité ou de leur superviseur avant de démarcher d’autres employés.

Mineurs sur le campus

Voir Mineurs sur le campus.

Cadeaux

L’Université décourage les employés d’accepter des cadeaux de la part de personnes ou d’entreprises faisant affaire avec l’Université. Par conséquent, aucun employé ne doit solliciter, accepter ou convenir d’accepter quoi que ce soit de valeur dans des circonstances qui pourraient raisonnablement influencer la manière dont l’employé effectue son travail ou prend des décisions.

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