Comment planifier une réunion

Comment planifier une réunion… C’est pour cela que vous êtes ici, n’est-ce pas ? Vous voulez apprendre comment organiser une réunion ou apprendre comment les autres organisent des réunions. Il y a récemment une augmentation notable du nombre d’articles sur « comment planifier une réunion », « les règles pour planifier une réunion », « l’aide pour planifier votre réunion ! » Comme nous aimons penser que c’est ce que nous faisons, mais d’une manière beaucoup plus large qu’un article dans un journal, nous avons voulu partager des extraits de ces articles aussi parce que beaucoup ont des idées uniques de leurs auteurs, la plupart d’entre eux ayant soit juste planifié ou, plus probablement, assisté à une réunion et ils ont été émus de le raconter.Comme notre espace dans le magazine est toujours limité par le niveau de soutien pour chaque numéro, il n’est pas pratique pour nous d’ajouter ces histoires à l’impression. Au lieu de cela, nous avons créé cette section et, pour faire simple, nous l’avons appelée « comment organiser une réunion ». Unique, non ? Mais à l’essentiel et facile à la fois à retenir et à trouver, quand vous voulez le lire !

Conseils d’expérience

Francis Talton, planificateur de longue date de la réunion de la famille Malone, a été le conférencier des conférences de réunion de famille à Flint, dans le Michigan. Voici quelques-unes de ses suggestions.

  1. Vous devez commencer quelque part. Il n’est pas nécessaire d’avoir une grande famille pour organiser une réunion ! Ne vous laissez pas déborder et n’ayez pas peur de demander de l’aide !
  2. Déterminez qui est intéressé. Neuf fois sur dix, tout le monde voudra organiser une réunion, ils veulent juste que quelqu’un prenne les rênes. Commencez localement. Puis, au fur et à mesure que le mot se répand sur combien c’était amusant, plus de famille voudra y participer l’année suivante !
  3. Lorsque vous commencez une réunion pour la première fois ou après de nombreuses années : restez simple !
  4. Les médias sociaux peuvent être votre meilleur outil pour atteindre les membres de la famille non locaux ainsi que les membres locaux. De nos jours, même grand-mère a une page facebook. Instagram et Twitter, tous deux gratuits, sont également utiles. Si vous avez des membres de la famille plus âgés qui n’utilisent pas les médias sociaux, utilisez le téléphone.
  5. Créez une « page de groupe familial » sur Facebook. Votre groupe peut être ouvert à tous ou fermé (sur invitation seulement bien que tout le monde puisse voir qui en fait partie) ou secret (personne d’autre que les membres du groupe ne peut voir les publications). J’ai choisi « Fermé » au cas où des parents éloignés voudraient s’y joindre!
  6. Quand ? Vérifiez les dates et choisissez quelque chose qui conviendra à tout le monde ; peut-être un jour férié ou un week-end précédant un jour férié. La plupart des gens sont en vacances d’été et les enfants ne sont pas à l’école.
  7. Une journée ou tout le week-end ? Ne mordez pas plus que vous ne pouvez mâcher. Une journée dans un parc est un bon début pour toute taille de réunion.
  8. Où ? Choisissez un endroit tel qu’un parc qui propose des activités pour les adultes et les enfants. Assurez-vous qu’il y a un parking, des toilettes, des pavillons en cas de mauvais temps et un accès aux fauteuils roulants, si nécessaire. Les dîners-croisières sont également très appréciés pour les réunions de famille ; ils sont parfaits si vous ne voulez pas passer du temps à cuisiner ! Des croisières avec buffet pour le déjeuner et le dîner sont disponibles.
  9. Coût ? Allez-vous facturer les cotisations, la nourriture, les t-shirts, etc. Quel montant sera demandé à chaque famille ou individu pour contribuer ? Ou demanderez-vous simplement à chaque famille de préparer un plat à passer pour un petit rassemblement. Mettez en place un compte PayPal pour la famille hors de la ville, un compte chèque dédié à la réunion et obtenez un Square Reader ou un compte en ligne (ex : myevent.com) pour accepter les cartes de crédit et les comptes de débit/chèques. Invitez les membres de votre famille et annoncez vos projets de réunion de famille. Soyez patient…restez concentré et regardez votre travail acharné parler de lui-même ! Bonne planification !

Rapporté par Francis D. Talton, Flint, Michigan. Voir son histoire sur la réunion de la famille Roberts de sa mère, Keep Calm and Plan On ! » dans le numéro spécial de février 2016 du magazine Reunions consacré aux célébrations de réunions.